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6月11日にリニューアルしたスキャナビ!ですが、そのスキャナビ!で主催する“ドキュメントスキャナー ミーティング”に参加してきました。私もキヤノンさんのスキャナーについての記事をいくつか書かせていただいていております。
今回のイベントはLifehacking.jpの堀さん、ネタフルのコグレさんによるパネルディスカッションなどでスキャナーの活用方法に気づきを得られたイベントでした。 


領収書はA4サイズの記入フォーマットがある用紙に貼ってスキャン

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領収書はそのままでもスキャンできますし、そのままEvernoteなどに保存してもいいのですが、堀さんの方法はA4サイズの用紙に貼ってからスキャンするというものでした。
まず、A4サイズの用紙に貼ることで、貼ったあとに整理(確定申告などもあるので整理・保存しやすくすることも大切)することが考えられますが、それ以上に、あらかじめそのA4サイズの用紙に記入項目を用意して、メモを残せるようにしています。スキャンすればそれも一緒に1枚の情報になるので、見てすぐに何の領収書かわかる、というのもポイントが高いです。

「人間はフォームがあると見るのが早い」

白紙にレシートより、フォームを作っておく(やる気も出てくる)

とおっしゃっていたと記憶していますが、確かに単にスキャンするだけで無くそれが続くため、ストレスフリーな仕組みづくり、工夫が大切だと思いました。

ドキュメントスキャナーの活用方法は?タブレットで?

書類のスキャンはもちろん、名刺やレシートなどのスキャンなどの話が出ました。
最近ではドキュメントスキャナー、複合機等も含めて安くなってきたりコンパクトなものも出てきたりしたので、活用方法も拡がってきたと思います。

キヤノンさんから出ているDR-P215なんかは、モバイルという概念ではないものの、持ち運ぶことも不可能ではなく、ノートPCのUSBから電源供給してスキャンできる ものなので、外出先でもなんらかのスキャンが可能となります。
参考出品でこんなものも出ていました。

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なんとAndroidタブレットでスキャンをしています。ただし限られた機種しかできなくて、USBで電源供給できるものに限られるようです。

それでも、タブレット端末でスキャンできるという世界はPCレスで読みたいドキュメントをダイレクトにタブレットに入れて持ち歩いて読むというスタイルが出来る点では面白いと思いました。

メンバー制オフィスで活躍

企業でフリーアドレス制(固定の席を持たない)のオフィスがあると思います。
そのようなところで、DR-P215とか前の機種のDR-150はコンパクトで引き出しやロッカーに入れやすく、使うときだけ机の上に置いて使うのにすごく便利でした。

フリーランスになってから(現在は会社設立しましたが)、その恩恵はまったく受けること無くノマド生活を繰り返して、ドキュメントスキャナーは自宅でしか使っていませんでした。

しかし、最近メンバー制オフィスを使うようになってからは使い方が変わりました。
自宅ではレシートをスキャンして家計簿をつけることが中心で仕事用の予備という位置づけのスキャナーを設置しています。
そして メンバー制オフィスではDR-150をロッカーに保管しておき、使うときだけ自分が今座っている席まで持ってきてスキャンしているという使い方をしています。

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こんな感じですね。

コンパクトということと、特に電源をつなげなくてもUSBケーブル1本だけでもスキャンできるので、繋げる手間も面倒ではないです。USBケーブルを挿入してふたを開ければすぐスキャンできるので、業務上も速やかに作業できます。
(画面はtwitterですがw)

そんな感じで、ちょっとスキャンしたいときにも、わざわざkinko’sに走ること無くスキャン出来る環境をメンバー制オフィスでも構築できるので、ますます働きやすい場所になった印象があります。

というわけで、コワーキングスペースを含めて、これからそういった固定した施設で働かれるスタイルをお持ちの方はドキュメントスキャナーを置いてみるのはいかがでしょうか(施設にスキャナーが置いてあっても有料で枚数を重ねるとコストが高くつく可能性は大ですし)。

Canon imageFORMULA DR-P215 A4対応CISセンサー 給紙枚数20枚 USBバスパワー駆動 USB3.0対応 コンパクトモデル
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