タスク管理ツールがタスク管理ツールによって殺された話

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iPhoneやインターネットが当たり前になったせいか、タスク管理はデジタルに完全に移行した。

と同時にいろんなタスク管理ツールが出てきては試しては乗り換えを繰り返してきた。
当時、GTDとかそういう概念の本が出てきては読んでみたり、iPhoneとネット上を同期させて・・・などのようなこともどんどん積極的に取り入れていった。

最近になってものすごく強い違和感と破綻している出来事が続いた。
まあ、元々オーバーフロー気味の業務なので何かが溢れるのは事実なんですけど、あふれて良いタスクとそうでないタスクもあり、その優先順位も含めてよく分からなくなってきた。

なんなんだ、この状況。。。

原因はタスクが一元管理されなくなったこと

GTDでも言われていますが、タスクは一元管理しないと崩壊する。

ふと、思い出しこの記事を読んでみた。

そうだ、プライベートも含めてだ。
タスク管理はプライベートも含めて一元管理していく。そして、それは処理の段階で仕事のものとプライベートに分ければいい。
今は仕事が溢れているせいで、プライベート(住民税どうする?とか)のタスクも十分に消化仕切れていないぐらいの末期症状だ。

まずは一元管理しなければいけない。

そもそもチームでタスク管理するツールが増えてきた

最近は特にIT系などでチームで共同作業するためのツールが増えてきた。
その中でタスク管理するツールも増えてきた。

数えてみよう。

  • ChatWork(複数のチャットグループ)
  • Backlog(2社、複数プロジェクトで使用)
  • Wrike(複数のプロジェクト)
  • Googleカレンダー(3社+プライベート)
  • Facebookグループ(これも?)
  • Slack
  • Gmail
  • 場合によってはGoogleドライブのドキュメントやスプレッドシート

これらは個人で使っているカレンダーやリマインダー(Mac/iPhone)とは別にです。一日にこれらで動くチケットやタスクの量はざっくり分類でも2桁を超えていますが、ツールが複数種類にわたることによってそれぞれチェックしにいくという負荷も中途半端ではありません。

ストレスフリーではなくストレスがたまっていきます。

まったくもって一元管理出来ていません。

ただ、こちらの都合でそれらのツール利用をやめるわけにもいかず、なかなかうまくいかない。
多くの方と協業していくためにも、必要なツールなのです。

メール通知は良薬でもあり、毒でもある

BacklogやWrikeなどのツールの特長に、メール通知という機能がある。

何か忘れていてもリマインドしてくれる機能があったり、チームの他の人にお伝えするのにメール通知という機能はとっても便利そうだ。

便利そう。。。

しかしだ、これがまたデイリーで届き続けたり、誰かが何かアクションを起こす度にメールが来て、そのメールの内容が、あまり今すぐ自分が取りかからなくて良い内容だったり関係度が低いモノ、またよくわからない、というのが続くこともある。
そうすると、次第にメールを見なくなる。関係無いことが大半になってくると、それらは「関係無いもの」と自分の気持ちの中でラベリングしてしまう。

そうすると、メール通知されても無視してしまう。

結果として重要なメール通知も見なくなり、かえって業務が破綻しそうだ。

たぶん、これにはもう一つ理由があって、メール以外でもWeb画面上でも通知が表示されているわけで、結果として通知が重複している。そちらを見ればいい、というのもあって、ますますメール通知をおざなりにしてしまうのです。通知そのものの価値が下がっていき結果として通知を気にしなくなってタスク管理が次第と破綻に向かうのです。

増えすぎたタスク管理ツールがお互いを殺しあう

極端な例えですが、タスク管理ツールが多種多様に増えたせいで、全部を網羅的に見ていかないといけない。
結果として、いまやっている業務内容の忙しさに応じて今すぐ必要としないタスク管理ツールとか出てきてしまう。

そして、一度見なくしたそのタスク管理ツールを見てみると、実は緊急のタスクがあったりすることもしばしばだ。

つまり、タスク管理ツールが多すぎて、タスクを処理する人は相変わらず自分一人なのに、自分がやるべき全体のタスクに優先順位を付けて動くことが出来なくなってしまう。

これは特にボクのようなダブルワークをしている人にとっては致命的だ。
A社の仕事に追われていると、B社の重要で5分で済むタスクを先延ばししてしまって大事故につながるなど。タスク管理ツールが複数ありすぎて、他のツールをみる時間がとれず、このようなことも起こしてしまう。
これは往々にしてあり得る話だ。

優先度を下げてしまったプライベートはもっと悲惨だ

さらに、プライベートの優先度を下げているために、人生設計とか遊びに行くとかそのあたりのプランがまったく出来ずにその日暮らしの動き方しか出来ない。

仮に計画や準備が出来ていたら、もっと楽しい休暇の過ごし方が出来たかも知れないが、行き当たりばったりのみになる。まあ、それはそれで面白いのですが。

気がついたら年老いていて、自分が本当にしたかったことが出来ないトシになっていたということにも気づかされるかも知れない。そう取り返しがつかない人生の失敗をしてしまうことにもつながる。

残り少ない人生の時間、と考えたときに無駄に過ごしたくないですよね。

そう考えたときに、自分の中で再度どのようにタスクを管理するか、を考えていきたいと思う。

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