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あなたの1日を3時間増やす「超整理術」は単なる整理だけでなく情報を収集する段階の意識も変えてくれた

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効率化や時間の有効活用に興味関心を持っている中、図書館であなたの1日を3時間増やす「超整理術」という本のタイトルを見かけて手に取ってみた。
この本は「整理」という視点から導入していく、効率化の本である。

少し古い書籍(2014年)であることやGoogle縛りで進めていく点もあるが、決してツールの新旧などに影響されるものではなく、整理整頓やタスク管理で迷いがある方に考え方を示すのに十分に役立つ内容だったと思う。

僕自身もすでにGoogleカレンダーなどGoogleのツールも存分に使っているが、単に情報を整理するだけで無く、どういう情報を整理する、整理する瞬間にやるべきことというところにも踏み込んでいて参考になる部分があった。
この本を通して自分の身の回りの整頓から進めていきたい。

デスク回りの整理からクラウド・デジタルデータの保管の仕方まで

この本の整理は14日間でステップバイステップで仕上がるように1日目、2日目・・・、といった感じで構成されている。
最初はデスク回りの整理から始まり、紙からクラウド上の整理、時間や習慣、自分自身のことまで及びその範囲はとても広い。

うまくいく生徒は整理が行き届いている

著者は予備校の講師として3,000人を超える生徒に指導をしてきたそうです。
その後もITスクール運営でも8,000人以上を指導してきたとか。その延べ1万人以上の生徒を観察していて、何事もうまくいく生徒の共通点を見出したそうです。

うまくいく生徒は、自分の机、持ち物、スケジュールなど、あらゆるものの整理が行き届いているのです。そして、成績優秀な彼らを追跡調査したところ、社会に出ても仕事で成果を出し続けていることがわかりました。

整理が出来ていれば、書類など情報をすぐに取り出すことが出来て時間を節約出来る。
そして、時間を節約出来れば、余剰時間を産み出すことが出来る。つまり余裕が出来る。
余裕が産まれればあくせくすることなく質の高い仕事ができるようになる。

その流れからしても整理の重要性が感じられるはずだ。
時短や生産性を上げるということは質の高い仕事が出来るようになるということは今後付加価値向上を目指す上では重要なことではないだろうか

クラウド化を推奨しているが紙の管理も合わせて

この書籍ではGoogleなどに特化して資料などはすべてクラウド化すべきだ、という主張になっているが、あえて紙で管理するものについても解いている。

  1. 今日やること
  2. 5分でできること
  3. 期日があること
  4. 期限がないこと

という4つのボックスに分けて書類を振り分けていく。GTDなどですでに似たような振り分け方している方には親しみ深いだろう。
すべての期限と分類をしてしまい、一度その書類のことを頭から消し去り、他で有効活用することを促している。これもGTDでおなじみの考え方だろう。

紙は基本的にデータ化して破棄していくことを主張している本だが「5分でできること」という部分にはあえてタスクが書かれた紙を追加するようにしている。
そこには5分でできることを手書きでメモしている。
それは、5分で出来る書類と5分でできることについては、「隙間時間」が出来た時にそこの中身を見れば、積極的に淡々とこなしていくことができるからだ。そこにある書類を書くでも良いし、追加の紙に書いた「電話をする」でも良いし、とにかく隙間時間で出来ることをそこに集めておく、という点は他では聞いたことが無かったので試して見ようと思う。
※僕の場合はtodoistで管理しているので、外でも5分のタスクできるようにしたいとは思っているが、家のことはこうやってまとめてみるのも良いかと思っている。

収益につながるネタ・情報をリストで保存する

雑誌などで見かけた、ネタになりそうなことは、すぐにスプレッドシートにテキストでメモする、と紹介されている。
例えばフリーペーパーや雑誌などであれば家に持ち帰りソレそのものを保管する、ということもできるが、スペースも取るし、その情報を取り出すにも、その場所を探すのに時間がかかるという。
スプレッドシートで一覧化すれば探すのも速いし、資料の保管場所も必要がない。

そして、そのネタ(データ)を保存するときに、なぜ保存するのか、なぜ保存しようとしたのか、ということも合わせてテキスト化(タグ付け)しておくと良い。

僕自身で振り返ってみれば、気になったもはiPhoneで撮影していた。カメラロールは想い出も資料になりそうなデータもごちゃ混ぜだ。
資料となる写真は直近であればすぐ思い出せるが、3ヶ月前のだと、カメラロールをさかのぼって探したりするが、見つけられないこともある。
これが時間の無駄でもあるし、せっかくのネタ(収益の種)もムダにしてしまっている。

そうした自分自身の経験からもスプレッドシートが良いのかわからないが、資料として残したいモノは写真を撮るだけで無く、写真と合わせて、それが何者でその時に思ったことをテキスト化していくことをかんがえていきたい。
こうすれば、自分がいままで見かけたものもすべてネタリストとして検索可能で、再利用したい形で情報を残せる。

あと、これが二次情報でなく、一次情報になる(自分自身が発見したもの)というものの価値についても考えさせられた。
ネット上にある二次情報の正確性を考えると、自分自身の足で集めた一次情報として信頼度が高い(事実である)、ということのほうが価値がある。

使いやすいネタリスト作りのためにも情報の収集の仕方と整理の仕方を変えていきたい

あなたの1日を3時間増やす「超整理術」を読み終えて、目の前のものを整理することも必要なのですが、どちらかといえば、情報の収集の仕方からそれらをどのように整理して保管していくか、という点について変えていきたいと思いました。

例えば、データの保存ファイル名。検索性を高めるという視点。
また、写真みたいなテキスト検索できないデータも、然るべき場所に、撮影と同時にメモを残す習慣をつけたい。

必要なネタはたくさんの情報に埋もれさせてしまうではなく、必要な部分だけを取り出しやすい様に日々貯めていこうと思う。

この本はクラウドも使いまくってるけど、整理と有効活用に悩む人にオススメ

あなたの1日を3時間増やす「超整理術」 (角川フォレスタ)

内容紹介
どうすれば効率よく無駄を減らし、時間を節約できるのか? という永遠のテーマを14日間で解決する1冊。仕事における「見つからない」を排除し、成果とお金と時間を生み出す、忘れることで結果を出す頭の整理術。

内容(「BOOK」データベースより)
どうすればムダを減らし、時間を節約できるか?永遠のテーマを14日間で解決する1冊。

著者について
早稲田大学理工学部数学科卒業後、大手予備校数学講師に。独自の頭の整理術で生徒のモチベーションと偏差値を短期間に引き上げ、半年で自身の年収も3倍に。その後、オンラインスクール「シビスアカデミー」を立ち上げ、2013年には通信制高校と提携し、日本初、インターネットのビジネスを学んで高校卒業資格の取得を可能とする。これにより、不登校やいじめにあった子供たち、その親などのために成功できる道筋を作り出し、支援活動を行い大きな成果を出している。

まとめ

ちまたに情報が溢れ、気がつけばすぐに保存出来るツール(スマホ)も持っている中、それらを収集することが出来ても、まだまだ活用できていない自分がいる。
その大きな原因が収集したデータの収集の仕方(タグ付けや画像だけのものにテキストでメモするなど)がうまくなく、整理できている状態とは言えない点だ。

そういった意味で本書は気づきを与えてくれたと思う。

今日から写真メモは単に写真を撮るだけで無く、テキストで残し整理して活用しやすい状態にしていこうと思う。

あなたの1日を3時間増やす「超整理術」

 

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