イベントで準備しておくと良いもののまとめ7つ

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ちょうど先日の受付業務の経験と、これから自分が開催するイベントもあるので、少し整理をしてみたいと思います。

1.申込フォーム

申込フォームは信頼性があって、便利なものが良いと思います。おそらくこのフォームに入力されたものが、受付票になると思うのですが、メールで届いたのをコピペで手作業でエクセル化するのは、手間がかかります。

こくちーず(告知’sが便利な気がします。

定員の人数制限で自動的に申込を締切ることが出来ること、申込者名簿の印刷ができることなどで、集計して受付票を作る作業は自動化できそうです。近日SSL対応やCSV出力機能も実装されるので、そうなると無敵じゃないかなぁ。

あと、申込フォームに「ふりがな」を入れると、面倒くさいと思われるかもしれませんが、名簿をあいうえお順にしておくと受付の時に、見つけやすくなります。受付票が2ページ以上になると、探すのに意外と時間がかかります。

2.蛍光ペンと筆記具

これらは少なくとも各2本ずつ、理想は3本ずつはイベント用に用意しておくと良いです。

蛍光ペンは「受付済&領収済」という意味で使い、何かコメントがあれば、ボールペンで記入します。大切なのは、蛍光ペンのインクが無くなりそう、とか不測の事態に備えて、余分に用意しておくことです。2本だと、2本目もダメなときがあるので、3本あると安全な確立は上がります。

3.領収証

勉強会やセミナーなどで有料イベントの場合、だいたい会社の経費にすることが多いです。

あらかじめ、金額と押印された領収証を準備しておくと良いでしょう。

4.,リマインダーメール

先日のイベント、意外と欠席が多かったのですが、これは三連休も挟んでだいぶ前から募集をかけていて、単純に申込んだことを忘れている可能性もあります。業務の忙しさの中で、リマインダーメールをちゃんと送ってくるところなら、なんとか予定を調整してみよう、と思うもの。

ところで、リマインダーメールとは異なりますが、「申込ありがとうございます」メールも重要です。メールフォームに入力したものの、そのままだと忘れてしまう可能性があります。あらためてサンキューメールを送って、その人のスケジュール帳に書いてもらえるように、アプローチディ続けることです。

5.ネームプレート

100円均一でも売っているようなIDカード。

基本的には名刺を入れてもらって、名札がわりに使うというのもありですが、TwitterとかのイベントだとTwitterIDをあえて書いてもらうなどして、それをきっかけに輪を広げるきっかけになりそうです。

あと、ストラップの色を変えて参加者とスタッフの区別もくっきりつくと、話しやすかったりします。セキュリティ的な意味もあります。

6.電源と無線LAN

最近のイベントではパソコン持参だったりが当たり前になりつつありますが、やはりtsudaりたい、その場ですぐに調べたい、などのニーズを満たすと、イベントが盛り上がる場合があります。

会場によっては難しいかもしれませんが、コンセントと無線LANの提供ができると良いかもしれません。イー・モバイルをもっていると、パソコンをルーターがわりにして共有とかもできるので、そういう使い方をしてでもインフラ提供すると、イベントがネット上でもも盛り上がるでしょう。

個人的には延長コードや二股コンセントの類を多く持っていますが、主催者は持って置くと、いざというときに便利になります。

7.イベント専用携帯

プリペイド携帯で十分ですが、個人のではない、イベント専用携帯を用意しておくと、当日の連絡に役に立ちます。

イベント専用携帯であれば、必ずしも自分しか使うわけではなく、他のスタッフに任せてしまうことも出きます。

とりあえず、思いついたことを上げてみましたが、これからのイベントはネット上常時接続の状態で何かする人も増えているので、電源と無線LANが重要になってくる気がしました。無くてもいいんだけど、あると、イベント現場にいない人までもが、Twitterを介して知ることになり、将来的な見込み参加者にも成り得るわけです。

そういった意味ではネット上にオープンにするイベント、というのが今後もさかんになっていくのではないかと思います。